Como Funciona o outsourcing?

Pequenas impressões no dia-a-dia é um padrão para a maioria dos escritórios. Mesmo que eles dependam de gráficas ou outras empresas externas para projetos maiores e de qualidade superior, como brochuras, campanhas de cartas, envelopes pré-endereçados e fotos. Embora isso seja normalmente feito para aumentar a eficiência e reduzir custos, imprimir fora do escritório costuma ser mais caro do que imprimir internamente. Afinal, a gráfica que você contrata estabelece os preços para cobrir os custos de manutenção, depreciação do equipamento, suprimentos, salários dos funcionários e sua margem de lucro. (Veja aqui um conteúdo que produzimos sobre esses custos)

Redução de Custos de impressão

A impressão pode ocupar uma parte significativa do orçamento de muitos escritórios, portanto, qualquer coisa que você possa fazer para reduzir custos é uma boa ideia. Investir no equipamento certo e / ou fazer parceria com um provedor de impressão gerenciado pode ser um bom começo para esse processo.

A qualidade das impressoras de hoje permite que elas produzam grandes quantidades em velocidades maiores – mesmo com qualidades de acabamento expandidas. Isso reduziu a necessidade de escritórios terceirizar projetos de impressão. Com o equipamento certo internamente, você pode concluir mais projetos de impressão do que nunca.

Necessidades e Objetivos de Impressão

Comece o caminho para manter seus trabalhos de impressão internamente, identificando suas necessidades e objetivos. Primeiro, pergunte a si mesmo as seguintes perguntas e trabalhe com a impressora terceirizada para determinar as respostas:

• Qual o tamanho dos trabalhos de impressão que normalmente terceirizo?
• Com que freqüência tenho grandes trabalhos de impressão?
• Que recursos eu teria para fazer um inventário (papel, toner extra, etc.) para fazer esses trabalhos internamente?
• Meu equipamento de impressão tem velocidade para atender à demanda do projeto?
• Minha impressora possui os recursos de acabamento necessários, como grampeamento, dobra e manuseio do tamanho do papel?
• O treinamento da minha equipe é suficiente para a operação eficiente do equipamento?
• Eu precisaria agendar projetos para que as operações de impressão do dia-a-dia não fossem afetadas?

Se você costuma ter grandes trabalhos de impressão que sua impressora atual não consegue lidar, atualizar para um modelo com maiores recursos pode ser muito econômico. Essa é uma escolha especialmente boa se sua impressora atual exigir manutenção frequente ou se estiver no fim de sua vida útil.

Se trazer seus trabalhos de impressão maiores para dentro da empresa interfere nas suas necessidades diárias de impressão, você pode precisar considerar a adição de equipamentos à sua frota. Uma impressora multifuncional projetada para lidar especificamente com esses projetos de grande volume pode ser uma boa opção.

Qualidade da impressão

Embora seja verdade que a tecnologia de impressão atual nos permite executar uma ampla variedade de tarefas e projetos por um custo relativamente baixo, devemos garantir que esses benefícios não comprometam a qualidade. Uma das vantagens de terceirizar os trabalhos de impressão é ter alguém responsável pela garantia de qualidade.

Ao longo de nosso tempo como um provedor de serviços de impressão gerenciados, aprendemos alguns truques que permitem que você imprima por menos – sem sacrificar a qualidade – no seu próprio escritório. Aqui estão quatro áreas para se concentrar:

USANDO E COMPRANDO TONER DE FORMA EFICAZ

Existem inúmeras opções de compra disponíveis para toner. Você pode comprá-lo de um fornecedor, encomendá-lo online ou retirá-lo em uma loja de materiais de escritório. Cada fabricante de impressora possui cartuchos de marca, mas também existem opções fora da marca. Ou talvez você esteja tentando economizar algum dinheiro inicial e opte por comprar cartuchos remanufaturados ou kits de recarga.

Com todas essas opções, é fácil ver que o toner é um grande negócio. Grande o suficiente para ser importante ficar atento a golpistas de toner – também conhecidos como piratas de toner. Os piratas de toner visam as empresas vendendo cartuchos de toner falsos, desatualizados ou inexistentes e faturando empresas para pagamento. O que eles estão apostando é que quem receber a fatura irá simplesmente pagá-la sem pensar duas vezes, deixando a sua empresa arcar com os prejuízos. Você pode aprender mais sobre golpes de toner aqui.

Recomendamos a compra de toner por meio de um programa de serviços de impressão gerenciados ou, no mínimo, por meio de um fornecedor autorizado. Essas tendem a ser as rotas mais econômicas e eficientes para fornecer toner para impressoras.

Um último conselho sobre o toner: defina suas preferências de impressão padrão para preto e branco. Os cartuchos de toner coloridos geralmente são mais caros e é muito mais barato substituir um cartucho preto e branco com mais freqüência do que substituir vários cartuchos coloridos nessa taxa.