Gestão Eletrônica de Documentos? Por que é importante conhecer sobre isso? 

Pense por um instante: tudo ao nosso redor está em constante mudança. Valores, costumes e ideologias são assuntos extremamente dinâmicos. Sendo assim, todos deveriam estar atentos a novas tendências.

Nesse artigo quero chamar sua atenção para uma mudança específica que cada vez mais tem feito parte do cotidiano do mundo corporativo: a necessidade de se fazer uma Gestão Eletrônica de Documentos, que nada mais é que o processo de transformar todos os documentos físicos em digitais.

A não muito tempo atrás, era comum você carregar de um lado para o outro, calhamaços de papel a fim de tratar de atividades cotidianas de sua empresa. Mas, o cenário mudou e esta cena tem se tornado cada vez mais rara; isso se deve a crescente digitalização do mundo que nos cerca, onde a grande tendência é que tudo que físico se transforme em digital.

O ponto que quero frisar é que isso não é apenas uma tendência tecnológica, mas uma tendência que veio para resolver problemas que já existiam antes dessa crescente digitalização. 

Economia de Tempo

Segundo dados da Associação Internacional para Gerenciamento de Informações e Imagens (AIIM), 96% das informações que circulam no mundo estão em papel. Ainda é muita coisa, não acha? O que certamente acarreta em diversas consequências; por exemplo, de acordo com a Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD), um documento é perdido a cada doze segundos. 

Além disso, estima-se que um executivo passe em média, quatro semanas por ano procurando um documento. Em outras palavras, nos deparamos com um problema que consome boa parte da rotina da sua empresa. Qual a solução pra isso? Gestão Eletrônica de Documentos. Pense que se todos os documentos estivessem digitalizados quanto tempo você teria para fazer coisas verdadeiramente úteis. 

Sustentabilidade

Com a digitalização você não somente preservará seu tempo, mas também o meio ambiente. Vou explicar com alguns dados que talvez você não saiba:

• Para se produzir 1 tonelada de papel são necessárias de 2 a 3 toneladas de madeira.

• O processo de separação e branqueamento da celulose representa sérios riscos para a saúde humana e para o meio ambiente; pois utiliza produtos químicos que comprometem a qualidade da água, do solo e dos alimentos.

• A produção de papel está em quinto lugar dentre as atividades que mais consomem energia.

Em outras palavras, se você começar a digitalizar os documentos você estará elevando o patamar da sua empresa com relação a sustentabilidade. 

Gestão Eletrônica de Documentos no Atual Cenário

Obviamente não é a primeira vez que você está topando com esse assunto e também não será a última. Mas o fato é que a pandemia acelerou esse processo de digitalização que hoje já é uma realidade para muitas empresas. 

Com o home office se cristalizando cada vez mais, a tendência é que os documentos físicos deixem de circular como antigamente, e deem lugar para documentos digitais.  Afinal de contas, não é mais viável receber, por exemplo, um relatório impresso. Tudo isso está circulando de forma digital.

Entretanto, aqui pode surgir um problema: a forma como essa gestão de documentos é realizada. Se ela for feita sem o devido cuidado (de forma amadora) ela pode causar alguns danos severos, como a perda acidental de importantes documentos.

Sem contar que uma vez que esses sua empresa digitalizar esses documentos, eles estão passíveis de ataques cibernéticos, portanto você precisa saber como armazená-los.

Por isso, a solução mais adequada é contar com os serviços de uma empresa que é especializada em Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Que além de possuir experiência na área possui os equipamentos adequados para que a digitalização seja eficiente. 

Quer saber mais? faça um orçamento: https://www.tecprinters.com.br/solucoes/digitalizacao/